Voici une synthèse comparative des quatre principaux systèmes de gestion documentaire : ECM (Enterprise Content Management), SAE (Système d’Archivage Électronique), CFN (Coffre-Fort Numérique), GED (Gestion Électronique des Documents). La notion de conformité et de normes applicables est explicitement intégrée pour chaque solution.

1. Enterprise Content Management (ECM)
• Émetteur du besoin : Direction des systèmes d’information, direction générale, transformation digitale.

• Objectif du système : Gestion globale et centralisée de tous les contenus numériques (documents, emails, images, vidéos…), intégration avec les autres systèmes de l’entreprise (ERP, CRM…).

• Conservation : Variable selon les modules intégrés (peut inclure GED, SAE, workflows…).

• Pérennité : Bonne à très bonne, selon l’architecture et les modules choisis.

• Valeur probante : Variable ; la valeur probante dépend de l’intégration d’un module SAE conforme aux normes (ex : NF Z42-013, ISO 14641).

• Moyens de recherche : Recherche unifiée multi-sources, indexation avancée, gestion de workflows.

• Conformité et normes : L’ECM n’est pas en soi un système certifié, mais il peut intégrer des composants conformes aux normes d’archivage et de sécurité (NF Z42-013, ISO 14641, ISO 27001, RGPD).

2. Système d’Archivage Électronique (SAE)
• Émetteur du besoin : Services juridiques, conformité, archives, direction administrative.
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• Objectif du système : Conservation sécurisée à long terme avec garantie de valeur probante, conformité légale et réglementaire.

• Conservation : Long terme, selon des durées légales strictes.

• Pérennité : Maximale, avec gestion des formats, traçabilité, intégrité, destruction contrôlée.

• Valeur probante : Oui, grâce au respect des exigences normatives (NF Z42-013, ISO 14641), horodatage, scellement, signature électronique.

• Moyens de recherche : Recherche avancée, indexation, traçabilité complète.

• Conformité et normes : SAE certifié conforme à la NF Z42-013 (France), ISO 14641 (international), RGPD, exigences sectorielles spécifiques.

3. Coffre-Fort Numérique (CFN)
• Émetteur du besoin : Utilisateur individuel, service RH, clients externes, professions libérales

• Objectif du système : Stockage sécurisé, confidentiel et personnel de documents sensibles (bulletins de paie, documents bancaires…).

• Conservation : Moyenne à longue, selon le prestataire et l’usage.

• Pérennité : Bonne, dépend de la robustesse du prestataire et des engagements contractuels.
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• Valeur probante : Parfois, si le CFN est certifié conforme à la norme NF Z42-020 ou bénéficie d’une qualification eIDAS (prestataire de confiance).

• Moyens de recherche : Recherche simple, par dossier ou mot-clé.

• Conformité et normes : CFN certifié NF Z42-020, eIDAS pour la conservation de documents à valeur probante, conformité RGPD.

4. Gestion Électronique des Documents (GED)
• Émetteur du besoin : Services opérationnels, métiers, équipes projets.
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• Objectif du système : Gestion quotidienne, collaborative et dynamique des documents (création, modification, validation, partage).

• Conservation : Courte à moyenne, adaptée à la vie active des documents.

• Pérennité : Limitée, car les documents sont modifiables et sujets à évolution.
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• Valeur probante : Non, la GED ne garantit pas l’intégrité ni l’inaltérabilité nécessaires à la valeur probante.

• Moyens de recherche : Recherche full-text, par métadonnées, filtres avancés.

• Conformité et normes : Pas de certification d’archivage ; conformité RGPD pour la gestion des données personnelles, éventuellement ISO 27001 pour la sécurité.
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À retenir :
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L’ECM offre une gestion globale et intégrée, mais la valeur probante dépend des modules.
Le SAE est incontournable pour la conservation légale et la conformité aux normes d’archivage.
Le CFN répond à des besoins de sécurisation individuelle, avec valeur probante si certifié.
La GED optimise la gestion quotidienne, mais n’assure pas la valeur probante ni la pérennité à long terme.
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Le choix du système dépend de vos exigences en matière de conformité, de sécurité, de durée de conservation et d’usage collaboratif ou légal.
Une approche combinée est souvent recommandée pour couvrir l’ensemble du cycle de vie documentaire.
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