Un Système d’Archivage Électronique (SAE) couvre un domaine fonctionnel précis, structuré autour de la garantie de la préservation, de l’intégrité et de la valeur probante des documents numériques sur le long terme, tout en respectant les exigences légales et normatives.


Fonctions principales du SAE
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🔹Collecte, versement et réception : Le SAE permet de recevoir tout type de contenus numériques à archiver (versés à l’unité, en lots, via connecteurs métiers, transferts sécurisés, etc.), en appliquant des mécanismes d’horodatage, d’empreinte et d’indexation dès l’entrée dans le système.
🔹Gestion du cycle de vie : il assure l’administration des règles de conservation, l’inventaire des archives, la gestion des recherches, la gestion des accès et des droits utilisateurs selon des profils précis et la traçabilité complète de toute opération sur les documents.
🔹Conservation sécurisée : Les archives sont conservées dans des conditions techniques assurant leur intégrité, authenticité, disponibilité, lisibilité et pérennité (redondance, contrôle d’intégrité, migration sur de nouveaux supports si besoin).
🔹Restitution/consultation : Le SAE rend possible la recherche et la restitution des documents, selon des critères avancés, de façon sécurisée et indépendante de leur environnement ou format d’origine.
🔹Elimination contrôlée : La possibilité de procéder à la destruction sécurisée des archives à l’échéance de leur durée légale ou administrative de conservation, avec génération d’un certificat ou d’une preuve de destruction.
🔹Traçabilité et preuve : Toute action, accès, ou opération est enregistrée, afin d’assurer la traçabilité, la preuve de l’intégrité et l’auditabilité devant toute autorité.
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‍Garanties et conformité
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🔹Valeur probante : Le SAE offre la capacité de présenter des documents comme preuves en justice grâce à l’intégrité et l’authenticité garanties tout au long de la conservation.
🔹Respect des normes et certifications : Notre SAE s’aligne sur les normes telles que NF Z42-013, NF 461, ISO 14641, ISO 15489 ou ISO 14721 (OAIS) qui définissent précisément les exigences fonctionnelles et organisationnelles liées à l’archivage électronique, ainsi que sur la conformité réglementaire (RGPD, codes sectoriels, etc.).
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Spécificités complémentaires

🔹Interopérabilité : Intégration avec les applications métiers, ERP, GED ou systèmes sources pour automatiser l’archivage et faciliter la gestion transverse.
🔹Administration avancée : Politique de sécurité, gestion des habilitations, personnalisation des durées utiles administratives, gestion des index et référentiels. Un SAE ne se limite donc pas à un stockage sécurisé, mais fournit un cadre complet assurant la conformité, la sécurité, la traçabilité et la conservation à valeur juridique des documents électroniques.
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