Un SAE est conçu pour garantir la conservation sécurisée, l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité des documents numériques sur le long terme, tout en assurant leur valeur probante.

Voici les principaux cas d’usages et les secteurs concernés :
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🔹Cas d’usages principaux :

• Archivage légal et réglementaire
Conservation des documents imposée par la loi (factures, contrats, bulletins de paie, documents RH, pièces comptables, etc.), permettant de répondre aux contrôles administratifs, fiscaux ou sociaux

• Gestion des contrats et documents juridiques
Archivage des contrats signés, avenants, décisions de justice, actes notariés, avec garantie de valeur probante et traçabilité des modifications

• Dématérialisation des processus métier
Intégration avec les ERP, GED ou applications métiers pour archiver automatiquement les flux documentaires générés (commandes, bons de livraison, rapports, etc.).

• Archivage des dossiers patients et données médicales
Conservation sécurisée des dossiers médicaux, imagerie, consentements, pour répondre aux exigences du secteur de la santé en matière de confidentialité et de traçabilité.

• Archivage de courriers électroniques et données numériques
Conservation des e-mails, bases de données, vidéos, fichiers audio, et tout document numérique ayant une valeur administrative, commerciale ou patrimoniale.

• Gestion des durées de conservation et destruction contrôlée
Suivi automatisé des durées légales de conservation et gestion du sort final (destruction ou conservation prolongée), notamment pour les données personnelles.

• Restitution et consultation à la demande
Recherche et mise à disposition instantanée des documents archivés, restitution à des tiers ou en cas de litige.

🔹Secteurs d’activités concernés
Bien que tous les secteurs puissent bénéficier d’un SAE, certains domaines sont particulièrement concernés :
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Tous les secteurs qui produisent, reçoivent ou doivent conserver des documents à valeur juridique ou administrative sont concernés, avec une forte demande dans les domaines réglementés (santé, finance, secteur public, RH, etc.).

Le SAE répond à des besoins transversaux de conservation, de sécurité et de conformité dans tous les secteurs, avec des cas d’usages particulièrement critiques dès lors que la preuve, la traçabilité et la pérennité des documents sont en jeu.