La norme NF Z42-013 est la norme française de référence pour l’archivage électronique, publiée initialement en 1999 par l’AFNOR et régulièrement révisée (notamment en 2009 et 2020). Elle définit les exigences à respecter pour garantir la conservation sécurisée, l’intégrité et la valeur probante des documents numériques archivés dans un Système d’Archivage Électronique (SAE).

Elle est aujourd’hui également reconnue au niveau international à travers la norme ISO 14641-1.

Les grands principes de la norme NF Z42-013
La norme s’articule autour de plusieurs grands principes fondamentaux, qui structurent la conception, l’exploitation et la gestion d’un SAE :
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1. Authenticité
Le SAE doit garantir que chaque document archivé est bien ce qu’il prétend être, en permettant d’identifier clairement son origine, son auteur et sa date de création. Cela passe notamment par la gestion des signatures électroniques et des certificats d’authenticité.

2. Intégrité
Une fois archivé, le document ne doit plus pouvoir être modifié. L’intégrité est assurée par des mécanismes techniques (empreintes numériques, scellement, journalisation) permettant de détecter toute altération et de prouver que le document est resté inchangé depuis son dépôt.

3. Pérennité
Le SAE doit garantir la conservation des documents sur la durée légale requise, en assurant leur lisibilité et leur accessibilité malgré l’évolution des technologies (formats, supports, logiciels).

4. Traçabilité
Toutes les opérations effectuées sur les documents doivent être enregistrées et consultables : versement, accès, consultation, modification des métadonnées, élimination, etc. Cette traçabilité est essentielle pour reconstituer l’historique complet d’un document.

5. Sécurité
Le système doit garantir la confidentialité des documents, protéger contre les accès non autorisés, les pertes de données et les cyberattaques, et assurer la disponibilité des archives.

6. Interopérabilité et réversibilité
La norme exige que le SAE permette l’échange, la restitution ou la migration des documents et de leurs métadonnées, notamment en cas de changement de prestataire ou de système. L’objectif est d’éviter tout verrouillage technologique.

Organisation et domaines couverts
La version 2020 de la norme structure ses exigences en trois grandes catégories :
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• Fonctionnelles : fonctionnalités attendues du SAE (versement, conservation, accès, élimination…)
• Organisationnelles : politiques, procédures, responsabilités, gestion des accès, etc.
• Infrastructure : sécurité technique, architecture, disponibilité, gestion des incidents.

La norme s’appuie sur le modèle OAIS (Open Archival Information System), qui définit les grandes fonctions d’un SAE : acquisition, gestion, stockage, administration, planification de la pérennisation et accès aux archives.
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Objectif principal
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L’objectif central de la NF Z42-013 est de garantir la valeur probante des documents électroniques archivés, c’est-à-dire leur capacité à servir de preuve en justice ou lors de contrôles, grâce au respect strict des principes d’authenticité, d’intégrité, de pérennité, de traçabilité et de sécurité.

La norme NF Z42-013 encadre de façon très précise l’archivage électronique en France afin d’assurer la conservation fiable, sécurisée et probante des documents numériques sur le long terme.

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