Définition et enjeux

La gestion des formats dans un SAE désigne l’ensemble des pratiques, politiques et contrôles visant à garantir que les fichiers archivés resteront lisibles, exploitables et intègres sur toute la durée de leur conservation, parfois sur plusieurs décennies. Ce volet est essentiel car la pérennité des archives numériques dépend directement de la capacité à relire les fichiers, indépendamment de l’évolution des logiciels ou des technologies.


Pourquoi la gestion des formats est-elle cruciale ?
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🔹Lisibilité dans le temps : Certains formats peuvent devenir obsolètes ou ne plus être supportés par les logiciels. Il est donc recommandé d’utiliser des formats ouverts ou normalisés (ex : PDF/A, JPEG, OpenDocument) pour limiter ce risque.
🔹Intégrité et valeur probante : La conformité aux normes (comme la NF Z42-013 ou ISO 14641-1) impose d’utiliser des formats dont les spécifications sont accessibles et stables, afin de garantir l’intégrité et l’authenticité des documents archivés dans le temps.
🔹Interopérabilité : L’utilisation de formats standards facilite l’échange, la migration et la restitution des documents, même en cas de changement d’outils ou de prestataire.
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Principales actions de gestion des formats
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🔹Inventorier les types de documents : Identifiez les documents à archiver (contrats, factures, dossiers RH, etc.), leur volume, leur format et leur cycle de vie.
🔹Cartographier les processus métier : Repérez les flux documentaires existants, les outils utilisés (GED, ERP, etc.) et les interactions entre services.
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Définition des objectifs clairs et mesurables
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🔹Contrôle à l’entrée : Lors du versement d’un document dans le SAE, le format est identifié et contrôlé. Si le format n’est pas conforme à la politique d’archivage, plusieurs options existent : refus du versement, soumission à validation, ou conversion automatique vers un format pérenne.
🔹Conversion et migration : Pour garantir la lisibilité sur le long terme, il peut être nécessaire de convertir les fichiers dans des formats plus durables, soit à l’entrée, soit en cours de conservation si le format d’origine devient obsolète. Cette opération doit être encadrée pour préserver l’intégrité et la valeur juridique des documents.
🔹Veille technologique : Les formats évoluent, certains disparaissent. Il est donc nécessaire d’assurer une veille régulière pour anticiper les migrations ou conversions nécessaires.
🔹Documentation et métadonnées : La gestion des formats s’appuie sur un référentiel qui liste les formats autorisés, leurs usages et leurs spécificités. Les métadonnées techniques associées aux fichiers archivés permettent de retrouver ces informations lors de la restitution ou de la migration.
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Bonnes pratiques recommandées
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🔹Privilégier les formats ouverts et standardisés pour l’archivage.
🔹Mettre en place des outils de contrôle des formats à l’entrée du SAE.
🔹Documenter les formats utilisés et conserver, si possible, les outils permettant de les lire.
🔹Prévoir des procédures de migration/conversion pour les formats à risque d’obsolescence.
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Exemple concret : Un document bureautique produit sous Microsoft Word devrait idéalement être converti en PDF/A avant l’archivage, car ce format est reconnu comme pérenne et standardisé pour l’archivage électronique.

La gestion des formats dans un SAE est un pilier fondamental pour garantir la conservation à long terme, la lisibilité et la valeur probante des archives numériques. Elle s’appuie sur des choix techniques, des contrôles, une veille et une documentation rigoureuse pour anticiper l’évolution des technologies et des usages.
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