La distinction entre archives intermédiaires et archives définitives est fondamentale dans la gestion documentaire et l’archivage électronique. Voici les différences principales :

Archives intermédiaires
• Définition :
Ce sont des documents qui ne sont plus utilisés au quotidien mais qui doivent être conservés pour des besoins administratifs, juridiques ou de preuve. Leur fréquence d’utilisation est faible, mais ils peuvent encore être sollicités en cas de contrôle, contentieux ou vérification.

• Durée de conservation :
Limitée et déterminée par la législation, la réglementation ou la politique interne de l’organisation (Durée d’Utilité Administrative, DUA).
À l’issue de cette période, une décision de sort final est prise : destruction ou passage en archives définitives.

• Valeur :
Valeur probante, administrative ou juridique : elles servent à justifier les droits, obligations ou actions de l’entreprise ou de l’administration.

• Accès :
Restreint à des personnes habilitées, généralement pour des besoins spécifiques (contentieux, audit, etc.).

Archives définitives
• Définition :
Ce sont les documents conservés sans limitation de durée en raison de leur valeur historique, patrimoniale, scientifique ou juridique. Ils constituent la mémoire de l’organisation ou de la société.

• Durée de conservation :
Illimitée. Une fois classés comme archives définitives, ces documents ne peuvent plus être détruits.

• Valeur :
Valeur patrimoniale, historique ou scientifique :
ils témoignent de l’activité, des décisions ou de l’histoire de l’organisation ou de la collectivité.
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• Accès :
Peut devenir public ou rester restreint selon la réglementation, mais l’objectif est la préservation à long terme.

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• Archives intermédiaires : phase transitoire, conservation temporaire pour répondre à des obligations ou risques, accès restreint, sort final à l’issue de la DUA (destruction ou conservation définitive). 
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• Archives définitives : conservation permanente pour la mémoire et le patrimoine, valeur historique ou scientifique, non destructibles.
Cette distinction permet d’optimiser la gestion documentaire, d’assurer la conformité réglementaire et de préserver la mémoire de l’organisation.
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