Pour bien définir les besoins et objectifs de votre organisation avant de choisir un Système d’Archivage Électronique (SAE), il est essentiel d’adopter une démarche structurée et collaborative. Voici les étapes et points clés à suivre :


Analyse des enjeux et du contexte de l’entreprise
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🔹Identifier les enjeux stratégiques : Pourquoi souhaitez-vous mettre en place un SAE ? Les motivations peuvent inclure la réduction des coûts de conservation, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la sécurisation des informations sensibles, ou la conformité réglementaire.
🔹Analyser le contexte réglementaire et métier : Recensez les obligations légales, normatives (NF Z42-013, RGPD, etc.) et sectorielles qui s’appliquent à vos documents.
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Recensement des documents et processus concernés
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🔹Inventorier les types de documents : Identifiez les documents à archiver (contrats, factures, dossiers RH, etc.), leur volume, leur format et leur cycle de vie.
🔹Cartographier les processus métier : Repérez les flux documentaires existants, les outils utilisés (GED, ERP, etc.) et les interactions entre services.
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Définition des objectifs clairs et mesurables
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🔹Aligner les objectifs sur la stratégie globale : Les objectifs doivent répondre à des besoins concrets et s’inscrire dans la stratégie de transformation digitale de l’entreprise.
🔹Exemples d’objectifs : Améliorer l’accessibilité et la traçabilité des documents, garantir la valeur probante, réduire les coûts de stockage physique, faciliter les audits et contrôles, etc.
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Identification des exigences techniques et organisationnelles
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🔹Définir les exigences fonctionnelles : Recherche, indexation, gestion des accès, automatisation des flux, gestion des durées de conservation, etc.
🔹Prendre en compte les contraintes techniques : Architecture existante, sécurité, interopérabilité, capacité de montée en charge, etc.
🔹Évaluer les ressources et compétences : Constituez une équipe projet pluridisciplinaire (IT, juridique, métiers) pour porter le projet et anticiper les besoins de formation.
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Élaboration d’un cahier des charges
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🔹Formaliser vos besoins : Rédigez un cahier des charges détaillé, listant les fonctionnalités attendues, les contraintes, les volumes, les exigences de sécurité et de conformité.
🔹Planifier le projet : Définissez un calendrier, un budget, et des indicateurs de suivi pour mesurer la réussite du projet.
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Prévoir des tests et une phase pilote
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🔹Tester sur un périmètre restreint : Avant le déploiement global, réalisez un test sur un échantillon de documents ou de services pour valider l’adéquation du SAE à vos besoins.
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Définir les besoins et objectifs avant de choisir un SAE implique d’identifier les enjeux de l’entreprise, d’inventorier les documents et processus concernés, de fixer des objectifs clairs, de formaliser les exigences techniques et organisationnelles, et de rédiger un cahier des charges précis. Cette démarche garantit le choix d’une solution adaptée, évolutive et conforme à vos obligations.