Le choix d’un SAE est stratégique pour garantir la conservation, la sécurité et la valeur probante de vos documents numériques. Voici les critères essentiels à prendre en compte :
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1. Conformité aux normes et certifications
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🔹Normes de référence : Privilégiez un SAE conforme à la norme NF Z42-013 (France) ou ISO 14641:2018 (international), qui encadrent la conservation, l’intégrité et la valeur probante des archives électroniques.
🔹Certifications : Vérifiez que le prestataire détient des certifications officielles (audit indépendant, accréditation Cofrac, etc.) attestant du respect des exigences légales et réglementaires.
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2. Sécurité des données
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🔹Cryptage : Assurez-vous que le SAE propose un chiffrement des données, aussi bien au repos qu’en transit.
🔹Gestion des accès : Le système doit offrir une gestion fine des droits, l’authentification forte (MFA), la traçabilité des accès et des actions (journaux d’audit).
🔹Protection contre les cybermenaces : Pare-feu, détection d’intrusion, tests de sécurité réguliers et conformité à des standards comme ISO/IEC 27001 sont des gages de robustesse.
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3. Pérennité, évolutivité et réversibilité
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🔹Évolutivité : Le SAE doit pouvoir gérer l’augmentation des volumes de données et s’adapter à l’évolution de vos besoins.
🔹Réversibilité : Assurez-vous de pouvoir récupérer facilement vos archives et métadonnées en cas de changement de prestataire, sans dépendance technique.
🔹Gestion des formats : Le SAE doit garantir la lisibilité des documents sur le long terme, notamment via la gestion des formats pérennes.
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4. Facilité d’intégration et d’utilisation
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🔹Compatibilité : Vérifiez l’intégration possible avec vos outils métiers, ERP, GED, et autres systèmes d’information existants.
🔹Interface utilisateur : L’ergonomie doit être soignée pour faciliter l’adoption par les utilisateurs.
🔹Fonctions d’indexation et de recherche : Un moteur de recherche performant et des capacités d’indexation avancées sont indispensables pour retrouver rapidement les documents archivés.


5. Localisation et souveraineté des données
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🔹Lieu de stockage : Privilégiez un prestataire qui précise la localisation physique des données (France, Europe, etc.), notamment pour les questions de conformité RGPD et de souveraineté.
🔹Respect de la législation : Assurez-vous que le stockage et le traitement des données respectent la réglementation applicable à votre secteur.
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6. Coût et modèle économique
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🔹Tarification : Comparez les coûts (abonnement, stockage, services additionnels) et assurez-vous que le modèle correspond à vos prévisions de volume et d’usage.
🔹Transparence : Privilégiez les offres claires, sans frais cachés, et adaptées à la taille de votre organisation.


7. Support et accompagnement
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🔹Assistance : Un support technique réactif et des équipes expertes en archivage sont essentiels pour vous accompagner dans la mise en œuvre et la gestion au quotidien.
🔹Formation : Vérifiez la disponibilité de formations pour vos équipes.

Pour bien choisir votre SAE, privilégiez la conformité aux normes, la sécurité, l’évolutivité, la facilité d’intégration, la localisation des données, la transparence des coûts et la qualité du support.
Ces critères garantiront la pérennité, la valeur probante et la conformité de vos archives électroniques sur le long terme.
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