Le Système d'Archivage Électronique (SAE) adapté aux services des Ressources Humaines permet de gérer et sécuriser l’ensemble des documents relatifs au personnel tout au long de leur cycle de vie. Cette solution répond aux besoins spécifiques de confidentialité des données RH, tout en garantissant leur valeur probante et leur disponibilité à des fins de gestion administrative, de conformité légale ou de contentieux potentiels.

BESOINS SPÉCIFIQUES DU SECTEUR

🔹 Confidentialité élevée : Protection des données personnelles des salariés;
🔹 Gestion fine des accès : Définition précise des droits selon les profils utilisateurs;
🔹 Automatisation des durées : Gestion automatique des délais de conservation variables;
🔹 Organisation par dossier salarié : Structure documentaire centrée sur l'individu;
🔹 Traçabilité des consultations : Historique complet des accès aux dossiers sensibles;
🔹 Conformité RGPD : Respect des principes de minimisation et de limitation de la conservation;
🔹 Interopérabilité : Connexion avec le SIRH et les autres logiciels RH.

AVANTAGES STRATÉGIQUES

🔹 Sécurisation juridique en cas de litige avec un salarié ou de contrôle administratif;
🔹 Gain de productivité pour les équipes RH libérées des tâches d'archivage manuel;
🔹 Réduction des coûts liés au stockage physique des documents;
🔹 Fluidification des processus RH grâce à l'accès immédiat aux documents;
🔹 Protection renforcée des données sensibles des collaborateurs;
🔹 Transition simplifiée vers le télétravail et la mobilité des équipes RH;
🔹 Optimisation de l'expérience collaborateur avec un accès facilité à leurs documents.
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DOCUMENTS CONCERNÉS ET DURÉES DE CONSERVATION

EXIGENCES TECHNIQUES ET NORMATIVES
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🔹 Conformité aux normes : NF Z42-013, ISO 14641-1 pour l'archivage à valeur probante;
🔹 Signature électronique pour les documents contractuels (contrats, avenants);
🔹 Coffre-fort numérique pour la conservation sécurisée des bulletins de paie;
🔹 Système d'indexation adapté aux spécificités des documents RH;
🔹 Gestion des métadonnées sociales pour faciliter le classement et la recherche;
🔹 Mécanismes d'alerte sur les échéances (fins de période d'essai, fins de CDD, etc.);
🔹 Piste d'audit fiable pour toutes les actions effectuées sur les documents.
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ASPECTS JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES
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🔹 Conformité au RGPD et aux recommandations de la CNIL sur les données RH;
🔹 Respect du Code du travail concernant les durées de conservation des documents;
🔹 Application des exigences en matière de dématérialisation des bulletins de paie;
🔹 Conservation selon les délais de prescription en matière de contentieux social;
🔹 Respect des obligations en matière de signature électronique des documents RH;
🔹 Application des règles relatives à l'archivage probant des documents sociaux;
🔹 Conformité aux dispositions sur l'information des salariés sur les données conservées.
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RECOMMANDATIONS PRATIQUES
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🔹 Définir une politique d'archivage RH claire et documentée;
🔹 Structurer l'arborescence par type de document et par collaborateur;
🔹 Former les équipes RH aux bonnes pratiques d'archivage électronique;
🔹 Mettre en place des workflows adaptés au cycle de vie des documents RH;
🔹 Automatiser l'alimentation du SAE depuis le SIRH et les outils RH;
🔹 Prévoir des procédures de purge à l'échéance des délais légaux;
🔹 Établir des règles d'accès précises selon les profils et responsabilités.