Le Système d'Archivage Électronique (SAE) pour les archivistes professionnels constitue un outil fondamental pour la préservation du patrimoine informationnel et culturel. Il répond aux besoins spécifiques des services d’archives publiques, privées et des institutions patrimoniales, en garantissant l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents sur une très longue durée.
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BESOINS SPÉCIFIQUES DU SECTEUR

🔹 Conservation pérenne : Préservation sur plusieurs décennies, voire plusieurs siècles;
🔹 Gestion de formats multiples : Capacité à archiver tout type de document (texte, image, son, vidéo);
🔹 Description archivistique normalisée : Respect des normes de description (ISAD(G), EAD, etc.);
🔹 Préservation de l’authenticité : Garantie de l’origine et de l’intégrité des documents;
🔹 Migration de formats : Capacité à faire évoluer les formats pour assurer la lisibilité;
🔹 Volumétrie importante : Capacité de stockage massive pour des fonds patrimoniaux complets;
🔹 Médiation documentaire : Outils pour la valorisation et la diffusion du patrimoine numérique.

AVANTAGES STRATÉGIQUES

🔹 Préservation de la mémoire collective et du patrimoine historique;
🔹 Accès démocratisé aux archives par leur mise en ligne;
🔹 Valorisation scientifique et culturelle des fonds d’archives;
🔹 Protection contre les risques physiques (dégradation, incendie, inondation);
🔹 Optimisation des espaces de conservation traditionnels;
🔹 Mutualisation des ressources entre institutions patrimoniales;
🔹 Diffusion internationale possible des fonds numérisés.
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DOCUMENTS CONCERNÉS ET DURÉES DE CONSERVATION

EXIGENCES TECHNIQUES ET NORMATIVES
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🔹 Conformité au modèle OAIS (Open Archival Information System, norme ISO 14721);
🔹 Respect des normes : NF Z42-013, ISO 14641-1, et certifications associées;
🔹 Interopérabilité avec d’autres systèmes d’archives via des formats standards;
🔹 Pérennité des formats avec conversion automatisée si nécessaire;
🔹 Traçabilité complète de toutes les actions sur les documents;
🔹 Gestion des métadonnées descriptives, techniques et de préservation;
🔹 Plan de classement conforme aux pratiques archivistiques.
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ASPECTS JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES
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🔹 Politique de collecte claire définissant le périmètre des archives à numériser;
🔹 Stratégie de numérisation établissant les priorités et les standards techniques;
🔹 Gestion des droits d’accès, de reproduction et de réutilisation;
🔹 Communication publique des archives dans le respect des délais légaux;
🔹 Valorisation culturelle par des expositions virtuelles et des publications;
🔹 Indexation collaborative possible pour enrichir les descriptions;
🔹 Conservation hybride coordonnant archives physiques et numériques.
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RECOMMANDATIONS PRATIQUES
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🔹 Définir une politique d’archivage précise avant tout déploiement technique;
🔹 Adopter des standards ouverts pour garantir l’interopérabilité et la pérennité;
🔹 Former les équipes aux spécificités de l’archivage électronique patrimonial;
🔹 Mettre en place un plan de préservation numérique sur le très long terme;
🔹 Prévoir des migrations régulières vers de nouveaux formats si nécessaire;
🔹 Développer des partenariats avec d’autres institutions pour mutualiser les ressources;
🔹 Intégrer une dimension pédagogique pour faciliter l’accès aux archives.
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