Le Système d'Archivage Électronique (SAE) adapté au secteur immobilier permet de gérer et sécuriser l'ensemble des documents liés aux biens immobiliers, aux transactions et aux relations avec les différentes parties prenantes. Il garantit la conservation à valeur probante des documents et facilite leur consultation tout au long de leur cycle de vie.

BESOINS SPÉCIFIQUES DU SECTEUR

🔹 Durée de conservation longue : Conservation des actes de propriété et documents fonciers sur plusieurs décennies;
🔹 Multiplicité des acteurs : Gestion des accès pour différents intervenants (agents, notaires, acheteurs, vendeurs);
🔹 Documents à haute valeur juridique : Conservation sécurisée des contrats, actes notariés et autres documents probants;
🔹 Traçabilité des échanges : Suivi des communications entre les différentes parties prenantes;
🔹 Gestion des métadonnées immobilières : Indexation avancée par bien, par transaction ou par client;
🔹 Archivage multi-support : Gestion des plans, photographies et documents techniques de grande taille.

AVANTAGES STRATÉGIQUES

🔹 Sécurisation juridique des transactions immobilières et des documents contractuels;
🔹 Réduction des délais de recherche et de transmission des documents;
🔹 Amélioration de la relation client grâce à un accès rapide aux informations;
🔹 Optimisation de la gestion locative et du suivi des biens;
🔹 Conformité réglementaire face aux obligations du secteur;
🔹 Gain d'espace physique considérable pour les agences immobilières;
🔹 Valorisation du patrimoine informationnel de l'entreprise.
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DOCUMENTS CONCERNÉS ET DURÉES DE CONSERVATION

EXIGENCES TECHNIQUES ET NORMATIVES
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🔹 Conformité aux normes : NF Z42-013, ISO 14641-1 pour l'archivage à valeur probante;
🔹 Capacité de stockage évolutive pour les plans et documents techniques volumineux;
🔹 Visualisation intégrée des formats spécifiques (CAO, plans architecturaux);
🔹 Indexation détaillée pour retrouver facilement les documents par bien immobilier;
🔹 Signature électronique compatible avec les exigences des transactions immobilières;
🔹 Interfaces avec les logiciels métiers spécifiques au secteur immobilier.
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ASPECTS JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES
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🔹 Respect de la loi ALUR et des différentes réglementations immobilières;
🔹 Conformité aux exigences du décret Hoquet pour les professionnels de l'immobilier;
🔹 Application des règles de protection des données personnelles (RGPD);
🔹 Conservation des documents selon les délais légaux spécifiques aux transactions immobilières;
🔹 Respect des obligations liées à la lutte contre le blanchiment (LCB-FT).
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RECOMMANDATIONS PRATIQUES
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🔹 Structurer l'arborescence des archives par biens et par typologies de transactions;
🔹 Définir des métadonnées spécifiques au secteur immobilier pour faciliter les recherches;
🔹 Mettre en place des workflows adaptés au cycle de vie des transactions immobilières;
🔹 Former le personnel aux bonnes pratiques d'archivage des documents sensibles;
🔹 Prévoir des niveaux d’accès différenciés selon les profils d’utilisateurs;
🔹 Automatiser l’alimentation du SAE depuis les outils de gestion immobilière;
🔹 Organiser une veille réglementaire sur les évolutions législatives du secteur.
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