Le Système d'Archivage Électronique (SAE) dans le domaine de la santé permet la conservation sécurisée et probante des dossiers médicaux et des données de santé, tout en garantissant leur confidentialité et leur intégrité. Solution essentielle pour les établissements de santé, il répond aux exigences strictes du secteur médical en matière de sécurité et de durées de conservation.

BESOINS SPÉCIFIQUES DU SECTEUR

🔹 Confidentialité renforcée : Protection des données sensibles relevant du secret médical;
🔹 Disponibilité critique : Accès rapide aux informations médicales pour les soins d'urgence;
🔹 Durée de conservation longue : Conservation de certains dossiers jusqu'à plusieurs décennies;
🔹 Traçabilité exhaustive : Historique complet des accès et modifications pour chaque document;
🔹 Interopérabilité : Compatibilité avec les systèmes d'information de santé et le DMP;
🔹 Intégrité garantie : Préservation de l'exactitude des données médicales dans le temps;
🔹 Certification spécifique : Conformité avec les exigences des Hébergeurs de Données de Santé (HDS).

AVANTAGES STRATÉGIQUES

🔹 Continuité des soins assurée par l'accès permanent aux antécédents médicaux;
🔹 Réduction des risques juridiques liés à la perte ou l'altération d'informations médicales;
🔹 Optimisation de l'espace hospitalier dédié aux archives physiques;
🔹 Amélioration de la collaboration entre professionnels de santé;
🔹 Renforcement de la sécurité des données sensibles des patients;
🔹 Gain de temps significatif dans la recherche et la consultation des dossiers;
🔹 Conformité réglementaire facilitée face aux contrôles des autorités de santé.

DOCUMENTS CONCERNÉS ET DURÉES DE CONSERVATION

EXIGENCES TECHNIQUES ET NORMATIVES
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🔹 Conformité à la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé);
🔹 Respect des normes : NF Z42-013, ISO 14641-1, et certification NF 461;
🔹 Infrastructure hautement sécurisée avec redondance des données;
🔹 Chiffrement de bout en bout des données de santé;
🔹 Authentification forte des professionnels de santé (CPS);
🔹 Horodatage qualifié des actions sur les documents;
🔹 Pérennité des formats pour garantir la lisibilité à long terme;
🔹 Haute disponibilité (24/7) pour les situations d'urgence médicale.
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ASPECTS JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES
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🔹 Respect strict du RGPD et des dispositions spécifiques aux données de santé;
🔹 Conformité au Code de la Santé Publique concernant la conservation des dossiers médicaux;
🔹 Application des recommandations de la CNIL sur la sécurité des données de santé;
🔹 Respect des normes de sécurité imposées par l'ANS (Agence du Numérique en Santé);
🔹 Conformité aux exigences de la loi du 4 mars 2002 sur les droits des patients;
🔹 Respect du secret médical dans toutes les opérations d'archivage.
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RECOMMANDATIONS PRATIQUES
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🔹 Réaliser une analyse de risque spécifique avant déploiement;
🔹 Former les personnels soignants à l'utilisation du SAE;
🔹 Mettre en place une politique d'habilitation stricte par profil utilisateur;
🔹 Définir des workflows d'archivage adaptés aux différents services médicaux;
🔹 Prévoir des procédures dégradées en cas d’indisponibilité du système;
🔹 Automatiser l’alimentation du SAE depuis le dossier patient informatisé;
🔹 Planifier des audits de sécurité réguliers pour garantir la protection des données.

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